Je bedrijf groeit en je kunt het niet meer alleen aan, een mooie mijlpaal! Maar het aannemen van je eerste werknemer brengt ook veel vragen met zich mee. Wat moet je allemaal regelen? Wat kost het eigenlijk? En hoe weet je of het de juiste stap is? In deze gids lees je alles wat je moet weten voordat je personeel in dienst neemt.
1. Ben je klaar om personeel aan te nemen?
Voordat je de stap zet, is het slim om eerst eerlijk naar jezelf en je onderneming te kijken. Stel jezelf deze vijf vragen:
- Heb ik structureel genoeg werk voor een werknemer?
- Kan ik de loonkosten (ook bij tegenvallers) betalen?
- Levert een medewerker extra omzet of ruimte voor groei op?
- Is loondienst de juiste keuze of is een freelancer beter?
- Heb ik de tijd, energie en vaardigheden om iemand aan te sturen?
Krijg je op de meeste vragen een volmondig ‘ja’? Dan ben je waarschijnlijk klaar voor deze stap.
2. Wat kost personeel écht?
Veel ondernemers kijken alleen naar het brutoloon, maar de werkelijke kosten liggen vaak 30% tot 40% hoger. Denk aan:
- Vakantiegeld (8%)
- Pensioenpremies (gedeeltelijk voor jouw rekening)
- Premies voor sociale verzekeringen (WW, WIA)
- Ziekteverzuimkosten
- Apparatuur (zoals laptop, telefoon, werkplek)
- Eventuele reiskostenvergoeding of onkostenvergoeding
Tip: Gebruik online tools of laat je adviseren door een boekhouder om een realistische inschatting te maken van de totale loonkosten.
3. Stappenplan: zo neem je je eerste werknemer aan
Hieronder een overzichtelijk stappenplan dat je door het hele proces loodst:
Stap 1: Stel een functieprofiel op
Bepaal wat je van je werknemer verwacht. Wat zijn de taken? Welke kennis en vaardigheden zijn nodig? Denk hierbij ook aan eigenschappen die passen bij jouw bedrijfscultuur.
Stap 2: Start de werving
Zet je vacature uit via vacaturesites en je netwerk. Wees duidelijk over de functie, het salaris en wat je als werkgever te bieden hebt.
Stap 3: Selecteer en voer sollicitatiegesprekken
Plan gesprekken in en kies zorgvuldig. Vergeet niet: jij moet goed bij de kandidaat passen, maar de kandidaat moet ook goed bij jou passen.
Stap 4: Controleer identiteit
Controleer het identiteitsbewijs van je nieuwe werknemer en bewaar een kopie in je administratie.
Stap 5: Stel een arbeidsovereenkomst op
In de arbeidsovereenkomst leg je zaken vast zoals:
- Functie en verantwoordelijkheden
- Arbeidsduur en werktijden
- Salaris, vakantiegeld en verlof
- Proeftijd en opzegtermijn
- Eventuele CAO, pensioen en concurrentiebeding
Stap 6: Meld je aan bij de Belastingdienst
Je krijgt een loonheffingennummer waarmee je loonbelasting en premies gaat afdragen. Dit is verplicht zodra je iemand in loondienst hebt.
Stap 7: Richt je loonadministratie in
Dit kun je zelf doen of uitbesteden. Je moet o.a. loonstroken verstrekken, een jaaropgave geven en correct belasting afdragen.
4. Verplichte regelzaken als werkgever
Naast het arbeidscontract en loonheffing zijn er nog een aantal zaken verplicht:
- Arbodienstverlening: Je moet je aansluiten bij een arbodienst voor begeleiding bij ziekte en RI&E.
- Verzekeringen: Denk aan een ziekteverzuimverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en ongevallenverzekering.
- RI&E (Risico-inventarisatie & -evaluatie): Hiermee breng je arbeidsrisico’s in kaart en voorkom je ongevallen of langdurige uitval.
- Preventiemedewerker: Bij minder dan 10 werknemers mag je dit zelf zijn.
5. Alternatieven voor personeel aannemen
Twijfel je nog of loondienst de juiste optie is? Je kunt ook denken aan:
- Freelancers: Geen werkgeversverplichtingen, maar wel vaak duurder per uur.
- Payrolling: Werknemer is juridisch in dienst bij het payrollbedrijf.
- Uitzendbureau: Flexibele inhuur, maar hogere kosten en minder binding.
Klaar voor de volgende stap?
Het aannemen van je eerste werknemer is een belangrijke stap in de professionalisering van je bedrijf. Ja, het brengt verplichtingen met zich mee, maar het levert je ook tijd, ruimte en groeimogelijkheden op. Door goed voorbereid te werk te gaan, voorkom je verrassingen en zet je een stevige stap vooruit als ondernemer. Benieuwd naar andere blogs? Lees hier meer over de verschillen tussen een BV of eenmanszaak oprichten.
Laat je goed adviseren door je boekhouder of een HR-specialist als je twijfelt. Samen zorg je ervoor dat je nieuwe rol als werkgever een succes wordt.